実際に納品書を見ながら何を考えればいいのかを紹介しましょう。再掲になりますが、こういう納品書があるとします。典型的な営業で使われるような書類です。
まず、下半分は都合よく表になっています。表になっているものは、１つのまとまった単位とします。この表には名前がついていないので、ここでは「販売明細」と名前をつけましょう。表になっているので、もちろん、行が複数ありますが、多分、１行以上、レイアウトが許す多数の行数があり得るでしょう。まさに、この行はレコードになりそうです。そうなると、商品名、単価、個数、金額という4つのフィールドは、販売明細のフィールドと扱えるということになります。このように、すでに表として形成されているものは、すでにデータの関係性をそこに表現しているとも言えます。
ところが、表の下の方に、合計、消費税、請求額とあります。表の中だから「販売明細」の仲間でしょうか？ 確かに、これらの金額は、販売明細の表の中にある数値、つまり、金額等の合計で求められるので、確かに関係はありそうです。ですが、データベースの設計をするときに考えるのは、それらのデータの存在そのものが、他のデータとどのように関連があるかです。ここで、合計などの数値は、１つの納品書について１つ存在します。納品書ごとにおそらくは違うでしょうけど、１つの納品書に２つの合計値があるということは理屈の上では成り立ちません。つまり、合計、消費税、請求額は、納品書と１対１の関係にあります。一方、合計などと販売明細の関係は、１対多の関係になります。販売明細に存在する複数の行と、その合計の間では、前者は１つかもしれないし、50個かもしれません。それらから、１つの合計という数値が得られるので、多対１の関係になるのです。
このように、データの存在あるいは成り立ちが、他のデータとどのように関係するのかを考えます。納品書の日付は、納品書に対して１つだけなので、納品書と日付は１対１の関係にあります。
一方、顧客名が見えています。これも納品書に対して１つだけ書かれているので、納品書と１対１の関係かと思うところですが、ここでさらに、図にあるような納品書が現実には多数作られるということを考えます。つまり、納品書が１枚作成できるのはもちろん基本機能としては必要ですが、要求を満たすには、納品書は多数、そして内容が異なるものを作らないといけなくなります。そうすると、当然考えられる一つの結論としては、１つの顧客に対して何度も出荷することになるのですから、実は顧客名と納品書は１対多の関係になります。つまり、１社に対して長い年月を経ることで、多数の納品書を作成するということになります。
ここで、多数の納品書を考えたとき、納品書と販売明細の関係が１対多ではなく、多対多になぜならないのかという疑問もあると思います。だんだん説明が込み入ってきますが、頑張りましょう。まず、結論を言えば、１対多の関係が１つの納品書で完結しているので、多対多の関係にはなりません。ここでは「販売明細」がどんな性質のものかを考えて、その結論が導き出されます。販売明細は、商品、単価、価格、金額を保持している表です。ここで、ある会社に「ロボットいか2号、800円を5個、即ち4,000円の出荷をした」という情報が１行書かれているとします。しかしながら、現実には、こうした営業活動を多数行うので、販売明細の表には別の会社に対して同様にロボットいか2号を5個出荷という一見すると全く同様な情報が登場しそうです。これはいいのでしょうか？ 実際に、こうした販売明細を表に記録、つまりデータベースに記録するときには、データ上は同一の出荷情報であっても、異なる納品書に書かれたものは別々のものとみなします。言い換えれば、販売明細の各行は、実物では顕在化していなかったとも言える「どの納品書にその明細が記録されているのか」という情報を付加することで、１枚１枚の納品書で１対多の関係が完結するようになっているので、それらが集まっても、１対多の関係であるとみなすのです。
ここで商品についても同じように考えたいのですが、それは次回としましょう。まずは、「納品書」と「販売明細」の２つの表に分解し、それらの結合を明示するために、納品書IDというフィールドを割り当てます。これも、以前に説明したものと同じですが、ここではまず、納品書側の納品書IDに301, 302…と先に番号を振ることとします。そして、その納品書に所属する販売明細の行について、すでに降った納品書IDの値を記入します。つまり、以下の図では、販売明細の最初の2行が、納品書の最初の1行に対応し、販売明細の3, 4, 5行目が納品書の2行目に対応します。つまり、同じ納品書IDのもの同士が組み合わされて、１枚の納品書になるという状況を作ります。
顧客や商品についての議論も必要でし、「販売明細の金額は計算で導き出せるよね」みたいな話もしなければなりませんね。また、右の方にER図なんかが見えていますが、これも次回あるいは次回以降に説明します。